A escolha equivocada do hotel pode ser um dos grandes problemas das viagens corporativas. Sem a consultoria de um agente de viagens ou pensando especificamente na baixa tarifa, o que pode acontecer é que o viajante corporativo se hospede em um local insatisfatório e que a experiência negativa comprometa todo o restante da viagem.
A grande maioria das viagens corporativas são mais rápidas – em média dois dias, sendo que em muitos casos o viajante já está em reunião uma hora depois do desembarque – assim, o viajante não pode perder tempo com grandes deslocamentos. Para tanto é importante buscar hospedagem que esteja próxima do local onde o viajante estará trabalhando. Considerando-se o deslocamento do hotel ao local de trabalho, é possível identificar a melhor opção de hospedagem ao se basear na tarifa relativa, o que significa que um hotel bem localizado com tarifa mais elevada pode valer mais a pena que um hotel barato e distante.
Uma viagem econômica precisa avaliar não somente a tarifa de diárias. O mais importante é conseguir conciliar o horário de chegada e partida, deslocamento, qualidade e localização do hotel ao custo total da viagem. A falta de planejamento pode resultar em custos elevados e viagens pouco proveitosas.
Hotéis próximos a centros de convenções e áreas centrais podem ser boas opções. Além da localização alguns itens são indispensáveis ao executivo, como mesa de trabalho no apartamento e wi-fi de boa qualidade (gratuito em muitos hotéis). Em casos específicos, a quem priorize ainda serviços como passagem de roupas, utilização de salas de reuniões e restaurantes com bom menu para jantares de negócios. Adequar conforto e facilidades oferecidas com o quanto você está disposto a investir na hospedagem amplia o custo-benefício.
Uma consultoria de gestão específica para a política de viagens da empresa pode fazer os custos com hotel reduzirem. Um exemplo é de quando uma empresa precisa que um executivo visite filiais em outra cidade. É possível negociar tarifário específico, por meio de acordos comerciais, para hospedagem sempre no mesmo hotel na cidade onde a empresa tem planta.
Acima de tudo é preciso planejamento para ter uma boa experiência em uma viagem. Vale lembrar que a antecedência na pesquisa tanto as tarifas mais competitivas quanto a disponibilidade de reserva.
Outra forma eficiente de otimizar os custos com hospedagem é delegar a cotação e reserva a agência de viagem do segmento corporativo. A Movere Viagens trabalha com os principais canais de distribuição do mundo. Dessa forma, é possível acessar qualquer meio de hospedagem em que seja necessária uma reserva com agilidade. Há ainda a opção do sistema Online Booking Tool, que permite consultas e reservas em tempo real, diminuindo assim o tempo de espera de uma cotação convencional feita por e-mail ou telefone.
Como sua empresa define a escolha de hotel para os seus executivos em viagem? Quais medidas sua companhia adotou para reduzir os custos com hospedagem? Com qual frequência seus funcionários precisam se deslocar para uma mesma cidade? Como uma tarifa acordo poderia beneficiar sua empresa? Compartilhe suas dicas e perguntas nos nossos comentários.
